Home

Payment policy

CHÍNH SÁCH THANH TOÁN

Chính sách thanh toán này quy định phương thức, quy trình và nguyên tắc xác nhận thanh toán đối với các hợp đồng cung cấp, lắp đặt hoặc sử dụng dịch vụ của Công ty Cổ phần IWa Group.

Tỷ lệ, số tiền, thời hạn và điều kiện thanh toán cụ thể được ghi trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc phiếu đề nghị thanh toán do IWa Group phát hành. Trong trường hợp có khác biệt, nội dung được hai bên xác nhận bằng văn bản sẽ được ưu tiên áp dụng.

1. Các phương thức thanh toán

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng. Mỗi khoản thanh toán cần được đối chiếu với hợp đồng, phiếu đề nghị thanh toán và chứng từ do IWa Group phát hành.

1.1. Thanh toán bằng tiền mặt

Khách hàng có thể thanh toán tiền mặt theo địa điểm và thời gian đã thống nhất với IWa Group.

Việc thu tiền phải được thực hiện bởi nhân sự có thẩm quyền hoặc người được IWa Group xác nhận bằng giấy ủy quyền. Sau khi nhận tiền, đại diện công ty cung cấp phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán có đầy đủ thông tin cần thiết.

Khách hàng cần kiểm tra:

Tên đơn vị hoặc người thu tiền.
Số tiền đã thanh toán.
Số hợp đồng hoặc nội dung thanh toán.
Ngày thanh toán.
Chữ ký và thông tin trên phiếu thu.

Khách hàng không nên giao tiền mặt cho cá nhân không cung cấp được thông tin xác nhận hoặc chứng từ hợp lệ từ IWa Group.

1.2. Thanh toán bằng chuyển khoản

Khách hàng chuyển khoản vào tài khoản doanh nghiệp dưới đây:

NGÂN HÀNG VIETCOMBANK BAC SAI GON – PGD AN LAC
Tên tài khoản: CTCP IWA GROUP
Số tài khoản: 3302733939
Nội dung chuyển khoản: Họ tên khách hàng – Số hợp đồng – Đợt thanh toán

Trường hợp chưa có số hợp đồng, khách hàng cần liên hệ nhân viên phụ trách hoặc bộ phận kế toán để được hướng dẫn nội dung chuyển khoản phù hợp. Kiểm tra thông tin chính xác trước khi xác nhận chuyển khoản.

Sau khi chuyển khoản thành công, khách hàng nên lưu lại biên lai hoặc ảnh xác nhận giao dịch để phục vụ đối soát khi cần thiết. IWa Group ghi nhận khoản thanh toán sau khi tiền được ngân hàng báo có vào tài khoản chính thức của công ty.

2. Quy trình thanh toán

Quy trình thanh toán được thực hiện theo tiến độ ghi trong hợp đồng. Khách hàng chỉ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hoặc phiếu đề nghị thanh toán được IWa Group phát hành.

2.1. Thanh toán lần 1 khi ký hợp đồng

Ngay sau khi hai bên ký hợp đồng, khách hàng thực hiện khoản thanh toán lần thứ nhất theo tỷ lệ hoặc số tiền được ghi trong hợp đồng.

Khoản thanh toán lần đầu là căn cứ để IWa Group triển khai các công việc tiếp theo trong phạm vi đã thỏa thuận, chẳng hạn:

Xác nhận đơn hàng.
Triển khai khảo sát chi tiết.
Hoàn thiện bản vẽ.
Chuẩn bị sản xuất hoặc đặt vật tư.
Sắp xếp kế hoạch thực hiện hợp đồng.

Sau khi nhận được khoản thanh toán, IWa Group thực hiện xác nhận và cung cấp chứng từ phù hợp.

2.2. Thanh toán lần 2

Khi đến mốc thanh toán lần thứ hai, IWa Group gửi phiếu đề nghị thanh toán cho khách hàng.

Phiếu đề nghị thanh toán cần thể hiện tối thiểu:

Tên khách hàng.
Số hợp đồng.
Mốc thanh toán.
Số tiền cần thanh toán.
Thời hạn thanh toán.
Thông tin tài khoản nhận tiền.
Nội dung cần ghi khi chuyển khoản.

Khách hàng kiểm tra thông tin và thực hiện thanh toán trong thời hạn đã thống nhất.

2.3. Thanh toán lần 3

Khoản thanh toán lần thứ ba được thực hiện khi khách hàng nhận được phiếu đề nghị thanh toán tương ứng từ IWa Group. Thời điểm, điều kiện và số tiền của lần thanh toán này được áp dụng theo hợp đồng hoặc phụ lục đã ký giữa hai bên. Sau khi khoản thanh toán được xác nhận, IWa Group cung cấp chứng từ và tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng.

2.4. Xác nhận khoản thanh toán

Khoản thanh toán được xem là hoàn tất khi xảy ra một trong hai trường hợp:

Khách hàng thanh toán tiền mặt và nhận được phiếu thu hợp lệ.
Khoản chuyển khoản đã được ghi có vào tài khoản chính thức của IWa Group.

Ảnh chụp lệnh chuyển tiền hoặc trạng thái “đang xử lý” của ngân hàng chưa được xem là xác nhận cuối cùng nếu khoản tiền chưa được ghi có.

2.5. Trường hợp chậm thanh toán

Nếu khoản thanh toán không được thực hiện đúng thời hạn, IWa Group liên hệ khách hàng để đối chiếu và thống nhất phương án xử lý.

Việc chậm thanh toán có thể ảnh hưởng đến lịch sản xuất, vận chuyển, lắp đặt hoặc các công việc liên quan. Hướng xử lý cụ thể được thực hiện theo điều khoản trong hợp đồng đã ký.

3. Xử lý lỗi thanh toán

Khi phát hiện sai sót, khách hàng cần liên hệ sớm với nhân viên phụ trách hoặc bộ phận kế toán của IWa Group và cung cấp chứng từ liên quan.

3.1. Chuyển khoản sai nội dung

Nếu số tài khoản, tên người thụ hưởng và số tiền đều chính xác nhưng nội dung chuyển khoản bị thiếu hoặc sai, khách hàng cần gửi:

Biên lai hoặc ảnh giao dịch.
Họ tên người chuyển.
Số tài khoản chuyển tiền.
Số tiền.
Thời gian giao dịch.
Số hợp đồng hoặc thông tin khách hàng.

IWa Group đối chiếu giao dịch với dữ liệu ngân hàng và cập nhật khoản thanh toán sau khi xác định được người chuyển cùng hợp đồng liên quan.

3.2. Chuyển thiếu số tiền

Nếu khách hàng chuyển thiếu so với số tiền trên phiếu đề nghị thanh toán, IWa Group thông báo phần chênh lệch cần bổ sung. Khoản thanh toán chỉ được xác nhận hoàn tất khi tổng số tiền nhận được đáp ứng nội dung đã thỏa thuận, trừ trường hợp hai bên có xác nhận khác bằng văn bản.

3.3. Chuyển thừa hoặc thanh toán trùng

Khi phát sinh khoản tiền chuyển thừa hoặc giao dịch trùng, IWa Group phối hợp với khách hàng để đối soát.

Sau khi xác nhận, số tiền có thể được:

Khấu trừ vào lần thanh toán tiếp theo.
Hoàn trả vào tài khoản đã thực hiện giao dịch.
Xử lý theo phương án khác được hai bên xác nhận.

Việc hoàn trả chỉ được thực hiện sau khi công ty hoàn tất quá trình kiểm tra chứng từ và thông tin người nhận.

3.4. Đã chuyển khoản nhưng chưa được xác nhận

Một số giao dịch có thể cần thêm thời gian xử lý từ phía ngân hàng.

Khách hàng cần gửi biên lai giao dịch để IWa Group kiểm tra:

Trạng thái giao dịch.
Ngân hàng chuyển và ngân hàng nhận.
Thời gian chuyển tiền.
Số tiền.
Nội dung chuyển khoản.

Thời gian xác nhận phụ thuộc vào trạng thái giao dịch và quá trình đối soát của ngân hàng.

3.5. Chuyển nhầm tài khoản

Nếu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản không thuộc IWa Group, khách hàng cần liên hệ ngay với ngân hàng nơi thực hiện giao dịch để yêu cầu hỗ trợ. IWa Group chỉ có thể xác nhận thanh toán khi khoản tiền được ghi có vào tài khoản chính thức của công ty hoặc được thu bằng tiền mặt kèm chứng từ hợp lệ.

3.6. Sai thông tin trên phiếu thu hoặc chứng từ

Khách hàng cần thông báo ngay khi phát hiện sai:

Họ tên.
Địa chỉ.
Số hợp đồng.
Số tiền.
Nội dung thanh toán.
Thời gian thanh toán.

IWa Group kiểm tra và điều chỉnh chứng từ theo thông tin thực tế cùng quy trình kế toán của doanh nghiệp.

4. Bảo mật thông tin thanh toán

IWa Group sử dụng thông tin thanh toán trong phạm vi cần thiết để:

Xác nhận và đối soát giao dịch.
Thực hiện hợp đồng.
Quản lý công nợ.
Lập phiếu thu, hóa đơn và chứng từ kế toán.
Giải quyết khiếu nại hoặc sai sót thanh toán.
Thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng.

Thông tin thanh toán có thể gồm:

Họ tên khách hàng.
Số hợp đồng.
Số tiền và thời gian giao dịch.
Ngân hàng chuyển tiền.
Số tài khoản hoặc thông tin thể hiện trên chứng từ.
Nội dung chuyển khoản.
Biên lai, phiếu thu hoặc tài liệu đối soát.

IWa Group không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã PIN, mã OTP hoặc thông tin đăng nhập ứng dụng ngân hàng. Khách hàng không nên gửi các thông tin bảo mật trên cho bất kỳ cá nhân nào tự nhận là nhân viên của IWa Group.

Việc thu thập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu cá nhân liên quan đến giao dịch được thực hiện theo Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân công bố trên website.

5. Miễn trừ trách nhiệm

IWa Group không chịu trách nhiệm đối với tổn thất phát sinh trong các trường hợp sau, trừ khi nguyên nhân trực tiếp xuất phát từ lỗi của IWa Group:

Khách hàng chuyển tiền vào tài khoản không thuộc IWa Group.
Khách hàng nhập sai số tài khoản, tên người thụ hưởng hoặc số tiền.
Khách hàng giao tiền mặt cho người không có thẩm quyền hoặc không nhận chứng từ hợp lệ.
Giao dịch bị trì hoãn, từ chối hoặc gián đoạn do hệ thống ngân hàng.
Khách hàng cung cấp sai hoặc thiếu thông tin để đối soát.
Tài khoản ngân hàng hoặc thiết bị của khách hàng bị truy cập trái phép.
Khách hàng thực hiện thanh toán theo hướng dẫn từ kênh giả mạo hoặc không chính thức.
Thiệt hại phát sinh do sự kiện nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của doanh nghiệp.

Mọi thay đổi về tài khoản hoặc hướng dẫn thanh toán chỉ có giá trị khi được IWa Group thông báo qua văn bản, hợp đồng, phiếu đề nghị thanh toán hoặc kênh liên hệ chính thức.

Điều khoản miễn trừ không loại bỏ trách nhiệm của IWa Group đối với những sai sót do công ty trực tiếp gây ra hoặc các nghĩa vụ đã được xác nhận trong hợp đồng.

6. Cam kết về chính sách thanh toán

IWa Group cam kết:

Công khai phương thức và thông tin thanh toán.
Thông báo rõ số tiền và mốc thanh toán.
Gửi phiếu đề nghị thanh toán trước các lần thanh toán tiếp theo.
Cung cấp phiếu thu hoặc chứng từ phù hợp.
Không yêu cầu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân không được công ty xác nhận.
Bảo mật thông tin giao dịch trong phạm vi quản lý.
Phối hợp đối soát khi có sai lệch.
Thông báo khi có thay đổi về tài khoản hoặc quy trình thanh toán.
Thực hiện quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng đã ký.

Khách hàng nên đọc kỹ hợp đồng, kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán và xác nhận đúng thông tin tài khoản trước khi thực hiện giao dịch.

Thông tin liên hệ hỗ trợ thanh toán

Khi cần kiểm tra giao dịch hoặc xử lý sai sót, khách hàng có thể liên hệ:

IWa Group Joint Stock Company

Hotline: 0902 845 589
E-mail: iwavietnamjsc@gmail.com
Địa chỉ: 1003 Võ Văn Vân, Xã Tân Vĩnh Lộc, TP.HCM

Khi liên hệ, khách hàng nên chuẩn bị số hợp đồng, số tiền, thời gian thanh toán và chứng từ giao dịch để việc đối soát được thực hiện thuận lợi.